Bilag 4 - Organisering af arbejdsmiljøarbejdet

Dette bilags overskrifter:

• Arbejdsmiljøgruppe (AMG) og arbejdsmiljørepræsentant (AMR)
• Valg af arbejdsmiljørepræsentant (AMR)
• Flere ansættelsesforhold
• Hvordan foretages selve valget?
• Arbejdsmiljøkoordinator
• Særlig beskyttelse
• Valg af AMR til MED-udvalg
• Arbejdsmiljøuddannelsen
• Udvalgte eksempler på organiseringsmuligheder af AMG

Arbejdsmiljøgruppe (AMG) og arbejdsmiljørepræsentant (AMR)

Ændringer i arbejdsmiljøorganiseringen, dvs. oprettelse eller nedlæggelse af arbejdsmiljøgrupper, skal drøftes og besluttes af HovedMED. Organiseringen af såvel MED-struktur som arbejdsmiljøstruktur fremgår af hjemmesiden og Samarbejdsportalen.

AMGs arbejde udøves indenfor det kompetenceområde, ledelsesrepræsentanten/ledelsesrepræsentanterne i AMG har med hensyn til arbejds- og personaleforhold, jf. MED-aftalens § 5.

En AMR danner som udgangspunkt AMG med nærmeste leder. Opgavefordelingen og samarbejdet i AMG beskrives i samarbejdsaftalen, og daglig leder skal gennemføre arbejdsmiljøuddannelsen.

AMR skal være tilgængelig for medarbejderne, enten fysisk, på mail eller pr. telefon. Hvis AMR dækker flere geografiske adskilte enheder, skal der laves aftale om ”træffetid” på stedet.

Når det skal besluttes, hvor mange AMG, der skal være i et givet område, skal det ske ud fra et nærhedsprincip. Nærhed betyder, at det skal være let for de ansatte og AMG at komme i kontakt med hinanden. Det vil i praksis sige, at AMG’en skal kunne kontaktes i arbejdstiden. Kontakten kan ske personligt, via mail eller pr. telefon. Er AMR eller lederen ikke til stede, skal der være mulighed for at der kan aftales et tidspunkt, hvor man kan drøfte arbejdsmiljøforholdene.

Drøftelsen bør normalt kunne finde sted indenfor et par dage.

En AMG er ikke en akutfunktion. Hvis der opstår en tilspidset situation, der kræver akut handling, er det altid muligt at få kontakt til leder eller leders overordnede.

Antallet af medlemmer og AMG skal fastsættes således, at MED-organisationen til enhver tid kan løse sine opgaver på tilfredsstillende måde i forhold til:

1. virksomhedens ledelsesstruktur,
2. virksomhedens øvrige struktur, herunder geografiske forhold, størrelse og beliggenhed,
3. virksomhedens arbejdsmiljøforhold, herunder arbejdets art, farlighed, risici og positive arbejdsmiljøfaktorer,
4. arbejdets organisering,
5. særlige ansættelsesformer og
6. andre hensyn, som påvirker arbejdsmiljøopgaverne i arbejdsmiljøorganisationen.

En arbejdsmiljøgruppe (AMG) består typisk af 1 leder og 1 arbejdsmiljørepræsentant (AMR). Der vælges ikke stedfortræder.

På de områder, hvor der er mange ansatte, kan der være oprettet mere end én AMG. En AMG kan også bestå af 1 leder og 2 eller flere AMR. Antallet af ledere må ikke overstige antallet af AMR’ere i AMG.

En AMR kan ikke være medlem af flere AMG. Dog: Hvis man har flere ansættelsesforhold i Frederikshavn Kommune, kan man vælges som AMR hvert sted. En leder må gerne varetage arbejdet i mere end én AMG.

Når antallet af AMG fastlægges, skal der være en naturlig sammenhæng mellem antal af medarbejdere i området og den tid og de ressourcer, AMG skal have til rådighed for at kunne udføre opgaverne tilfredsstillende. Ved mere end 50 medarbejdere på samme lokalitet, har man ret til at vælge en ekstra AMR, hvis ledere og medarbejdere er enige om, at det er nødvendigt for at opfylde ovennævnte principper om fastsættelse af MED-organisationens størrelse.

Hvis AMG dækker mere end 50 medarbejdere, der er fordelt på forskellige geografiske lokaliteter, skal der vælges en ekstra AMR.

AMG skal have mulighed for at udføre opsøgende arbejde i forhold til de ansatte, som arbejder i geografisk adskilte områder. Det opsøgende arbejde kan f.eks. ske gennem de planlagte arbejdsmiljørunderinger.

Valg af arbejdsmiljørepræsentant (AMR)

Alle ansatte er repræsenteret af en AMR.

Alle ansatte skal, indenfor det område AMG/AMR dækker, have mulighed for at være med til valget. Samtlige ansatte uden ledelsesmæssige beføjelser i området kan stemme. Man er valgbar, hvis man har mindst et halvt års ansættelse i Frederikshavn Kommune og er beskæftiget mere end 10 timer om ugen. Elever er valgbare og har stemmeret efter samme regler som andre ansatte. Praktikanter er ikke valgbare og har ikke stemmeret.

En AMR vælges for 2 år ad gangen. Kun i forbindelse med AMRs ophør på arbejdspladsen eller ved fravær på grund af sygdom, orlov eller andet i mere end 4 måneder, kan der foretages nyvalg. Valget er kun gældende for den resterende del af valgperioden, medmindre man i MED-udvalget er enig om, at valget gælder for en ny 2-årig periode. MED-udvalget kan alternativt beslutte at tilpasse valgperioden til et bestemt tidsrum (dog højst 2 år), også selv om det er for en kortere valgperiode end den oprindelige valgperiode. Dette kan være en fordel ved f.eks. planlagte organisationsforandringer.

Hvis der ikke kan findes en AMR, eller hvis AMR er sygemeldt i mere end 4 måneder, fungerer lederen som både leder og AMR, indtil AMR er tilbage eller en ny er valgt.

Det er muligt at have AMR’ere, der varetager AMR-funktionen på fuld tid. AMR’en kan dog stadig kun varetage hvervet i den del af organisationen, den pågældende AMG dækker. Selv om AMR’en er AMR på fuld tid, skal vedkommende vælges blandt samtlige ansatte på sædvanlig vis.

Flere ansættelsesforhold

Hvis man har flere ansættelsesforhold, er man valgberettiget som AMR hvert sted.

Hvordan foretages selve valget?

Lederen af AMG tager initiativ og indkalder til valget i god tid, før valget afholdes. Ved indkaldelsen til valget sendes der samtidig en opfordring til medarbejderne om at stille op til valg. Dem, der har lyst til at stille op, sender en tilkendegivelse herom til lederen.

Lederen meddeler navne på opstillede inden mødet eller på valgdagen; man kan også meddele sit kandidatur på valgdagen, hvis valget afholdes som fremmødevalg. Det anbefales, at valgprocessen aftales i MED-udvalget i god tid før valget, og at processen altid er åben og gennemskuelig for alle medarbejdere.

Hvis flere stiller op som AMR, afholder man skriftlig afstemning, hvis nogen ønsker det. Afstemning kan også gennemføres f.eks. via mail.

Alle medarbejdere med stemmeret skal have mulighed for at stemme. Den, der har fået flest stemmer, er valgt. Ved stemmelighed foretages omvalg. Er der stemmelighed efter omvalget, foretages lodtrækning.

Hvis der kun er én medarbejder, der stiller op, er vedkommende valgt.

Særlig beskyttelse

AMR er beskyttet på samme måde som en tillidsrepræsentant.

Som AMR bliver man honoreret for sit hverv efter individuelle lokalaftaler med organisationerne.

Valg af AMR til MED-udvalg

Valget til MED-udvalg sker for en 2-årig periode. Valgtidspunktet koordineres af HovedMED. Valg til MED-udvalg har ikke noget at gøre med valg af AMR og/eller TR.

HovedMED

Det er aftalt, at der er 4 AMR i HovedMED.

De 4 AMR’ere vælges af og blandt alle AMR’ere. De, der opstiller og ikke vælges, er suppleanter i den rækkefølge hvorefter, de har opnået stemmer.

Valget sker ved, at alle AMR’ere samles i november i forbindelse med MED-valgperiodens udløb.

Interesserede melder sit kandidatur til Arbejdsmiljø & HR 14 dage før.

10 dage før valget offentliggør Arbejdsmiljø & HR hvem, der stiller op til HovedMED.
AMR’ere, som ikke har mulighed for at møde op til valghandlingen, kan aflevere skriftlig fuldmagt til en AMR, som møder op (fuldmagter medbringes).

Valg sker ved fremmødevalg, som forestås af Arbejdsmiljø & HR:

• De opstillede har mulighed for at præsentere sig selv og hvad, de især vil fokusere på som AMR i HovedMED, hvis de bliver valgt
• Fuldmagter samles ind
• Afstemning foregår ved håndsoprækning eller ved hemmelig afstemning, hvis der udtrykkes ønske om det blandt de tilstedeværende
• Valget gøres op
• De valgte aftaler fordeling af baglande. HovedMEDs bagland udgøres af det underliggende MED-niveau, dvs. CenterMED og afdelingerne under kommunaldirektøren.

CenterMED

AMR til CenterMED vælges af og blandt AMR’erne i området. AMR er altid medlem af det LokalMED, der dækker det område, hvor vedkommende er valgt.

Arbejdsmiljøuddannelsen

Alle medlemmer i en AMG, dvs. både ledere og AMR’ere, skal gennemføre den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse indenfor de første 3 måneder efter, de er blevet valgt/udpeget. Ansatte ved Frederikshavn Kommune kan læse mere herom på Samarbejdsportalen.

Inden for det første funktionsår, skal AMR’er og arbejdsledere i AMG tilbydes 2 dages supplerende arbejdsmiljøuddannelse.

I de efterfølgende år skal AMR’er og arbejdsledere i AMG tilbydes 1½ dages supplerende arbejdsmiljøuddannelse Kommunen sørger for afholdelse af arbejdsmiljøuddannelsen. Information om tilmelding og dato for afholdelse kan ses på Samarbejdsportalen.