Bilag 1 - MED-organisationens opgaver

For en fuldstændig gennemgang henvises derfor til rammeaftalen.

MED-aftalen understøtter mulighederne for optimal medbestemmelse og medindflydelse. Gennem løbende, gensidig information og drøftelse, kvalificeres ledelsens beslutningsgrundlag til gavn for såvel effektivitet og kvalitet i opgaveudførelsen som for de ansattes motivation og arbejdsglæde.

På alle arbejdspladser har vi medindflydelse og medbestemmelse. I praksis foregår denne medindflydelse og medbestemmelse via MED-udvalgene, der kan drøfte relevante arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Drøftelserne er med til at kvalificere ledelsens beslutningsgrundlag.

MED-strukturen følger ledelsesstrukturen. Derfor skal sager drøftes på det niveau, hvor ledelseskompetencen er til stede. Med ledelseskompetence forstås økonomisk og personalemæssigt ansvar. Det er formandsskabets ansvar, at sager behandles på rette niveau.

MED-udvalgene består af:

• Ledere
• Fællestillidsrepræsentanter (FTR)/tillidsrepræsentanter (TR)/medarbejderrepræsentanter
  (Der kan vælges en medarbejderrepræsentant, hvis der ikke er en FTR eller en TR).
• Arbejdsledere*, som varetager arbejdsmiljøarbejdet
  i en virksomhed eller i en del af virksomheden på arbejdsgiverens vegne.
  (*En arbejdsleder defineres i arbejdsmiljøloven som en ansat, hvis arbejde udelukkende eller i det væsentlige består i at lede eller føre tilsyn med arbejdet).
• Arbejdsmiljørepræsentanter (AMR)
• Ledere og medarbejderrepræsentanter for selvejende institutioner på CenterMED

Lederens rolle i MED-udvalget er:

• At drøfte emner, der påvirker arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold med de ansatte og deres repræsentanter
  i MED-udvalget inden beslutning træffes
  at medvirke til at sikre medarbejdernes ret til medindflydelse og medbestemmelse, jf. MED-aftalen.
  FTRs, TRs, medarbejderrepræsentanters og AMRs rolle i MED er:
• at varetage alle medarbejderes interesser og synspunkter, uanset fagligt tilhørsforhold
• at berige drøftelserne i MED-udvalget med deres konkrete viden om medarbejdernes synspunkter, bekymringer eller ønsker

Alle har ret og pligt til:

• at sætte emner på dagsordenen for MED-udvalget,
• at have medindflydelse og medbestemmelse på egne arbejdsforhold og på rammerne for arbejdet, og
• at informere MED-udvalget om spørgsmål, der vedrører arbejdsforholdene.

Medlemmerne i MED-udvalget er valgt ind/udpeget fra de 3 valggrupper, men i udvalgets arbejde varetages arbejdspladsens fælles interesser og synspunkter, uanset medlemmernes faglige tilhørsforhold.

Arbejdsmiljørepræsentanterne repræsenterer på samme vis alle medarbejdere under MED-udvalget.
MED-udvalgenes medlemmer skal samarbejde om de fælles opgaver. I MED-udvalgene opereres der ikke med flertalsbeslutninger.

Det er ledelsen, der har den endelige beslutningskompetence. Kun, når der udarbejdes og vedtages retningslinjer, er det et krav, at alle i MED-udvalget er enige.

MED-organisationens strategiske arbejdsmiljøopgaver gennemføres i HovedMED og i CenterMED, mens de operationelle (daglige) arbejdsmiljøopgaver gennemføres i arbejdsmiljøgrupperne og i LokalMED/Personalemøder med MED-status.

HovedMED

HovedMEDs primære opgave er at have strategiske drøftelser om relevante arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold og ud fra disse udstikke de overordnede rammer og retningslinjer for hele MED-organisationens arbejde. Det betyder, at HovedMED især beskæftiger sig med tværgående emner indenfor hele organisationen, bl.a. budget og de beslutninger eller forhold, der har personalemæssig betydning.

Det påhviler MED-udvalget at sørge for, at der løbende orienteres om udvalgets arbejde, herunder hvem der er medlem af MED-udvalget. Ved personalemøder med MED-status anføres alene formand, næstformand og AMR. Dette skal som minimum ske skriftligt på Samarbejdsportalen, så informationen er tilgængelig for samtlige medarbejdere i hele organisationen. Den skriftlige information kan med fordel suppleres med mundtlig information, jf. MED-aftalens §7, stk. 1.

HovedMED

1. afholder mindst 4 møder jævnt fordelt over året; mødedatoerne fastsættes for 1 år ad gangen.
2. udarbejder årshjul for MED-organisationens aktiviteter.
3. fastsætter en ramme for MED-organisationens indsatser for det kommende år.
4. godkender ændringer i MED-organisationen.
5. sørger for udarbejdelse af en plan over MED-organisationens opbygning med oplysning om medlemmer, og sørger for, at de ansatte bliver bekendt med planen
6. planlægger, leder og koordinerer Frederikshavn Kommunes samarbejde om sikkerhed og sundhed. HovedMED forestår de nødvendige aktiviteter til beskyttelse af de ansatte og til forebyggelse af risici.
7. udarbejder og drøfter den årlige arbejdsmiljø- og personalepolitiske redegørelse (der udarbejdes på baggrund af centrenes årsrapporter). Redegørelsen ligger blandt andet til grund for beslutning om det kommende års arbejdsmiljømæssige indsatsområder.
8. fastlægger overordnede retningslinjer og/eller politikker for arbejdsmiljøarbejdet med henblik på at styrke og effektivisere arbejdsmiljøarbejdet.
9. iværksætter, drøfter og efterfølgende handler på resultatet af trivselsundersøgelsen, jf. Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne.
10. HovedMED udarbejder én gang årligt analyser af hhv. arbejdsskader og arbejdsbetingede lidelser, sygefravær og Arbejdstilsynets besøg.
11. holder sig orienteret om lovgivning om beskyttelse af de ansatte mod sikkerheds- og sundhedsrisici.
12. sikrer, at de underliggende MED-udvalg opstiller retningslinjer for uddannelse, oplæring og instruktion, som er tilpasset forholdene på arbejdspladserne og de ansattes behov, samt sørger for, at der føres stadig kontrol med overholdelse af instruktionerne.
13. medvirker aktivt til en samordning af arbejdet for sikkerhed og sundhed med andre arbejdspladser, når der udføres arbejde på samme arbejdssted.
14. drøfter konsekvenser af større rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder IT-projekter samt fysiske og organisatoriske omplaceringer, og Frederikshavn Kommunes personalepolitikker, jf. procedureretningslinjer vedtaget i henhold til MED-aftalens § 8, stk. 3.
15. deltager i drøftelse med Økonomiudvalget af kommende års budget før rammerne for budgettet fastlægges, i budget-dialogmøde med Frederikshavn Byråd, når budgetrammerne er fastlagt, i informationsmøde om budgettet straks efter vedtagelsen samt i møde med Den Kommunale Chefgruppe om udmøntning af budgettet, når det er vedtaget.
16. arrangerer relevante uddannelser og temadage for MED-organisationen.
17. sikrer, at dagsordener med bilag, referater, forretningsorden, lokale retningslinjer og udvalgets andre centrale dokumenter samt en liste med udvalgets medlemmer er tilgængelige for alle Frederikshavn Kommunes medarbejdere - som minimum på Samarbejdsportalen.
18. sikrer, at udvalgets medlemmer tilbydes en årlig uddannelsesdag, hvor de kan sætte fokus på et emne, der har særlig betydning for udvalgets arbejde.
     

CenterMED

CenterMEDs primære opgave at drøfte relevante arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Drøftelserne er med til at kvalificere ledelsens beslutningsgrundlag.

Det er alle MED-udvalgs pligt at sørge for, at der løbende orienteres om udvalgets arbejde, herunder hvem der er medlem af MED-udvalget. Dette skal som minimum ske skriftligt på Samarbejdsportalen, så informationen er tilgængelig for samtlige medarbejdere i hele organisationen, jf. MED-aftalens § 7, stk. 1.

CenterMED

1. Afholder mindst 4 møder jævnt fordelt over året. Møderne fastlægges i overensstemmelse med det årshjul for MED-organisationen, HovedMED vedtager.
2. Analyserer og vurderer opgørelser over sygefravær, arbejdsskader og Arbejdstilsynets besøg indenfor udvalgets område med henblik på risikovurdering og forebyggelse.
3. Udarbejder arbejdsmiljøhandleplan.
4. Drøfter budgettets konsekvenser for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold
5. Drøfter konsekvenser af større rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder IT-projekter samt fysiske og organisatoriske omplaceringer, og personalepolitikker, jf. procedureretningslinjer vedtaget i henhold til MED-aftalens § 8, stk. 3.
6. Sikrer, at dagsordener med bilag, referater, forretningsorden, lokale retningslinjer og udvalgets andre centrale dokumenter samt en liste med udvalgets medlemmer er tilgængelige for alle medarbejdere - som minimum på Samarbejdsportalen.
7. Sikrer, at udvalgets medlemmer tilbydes en årlig uddannelsesdag, hvor de kan sætte fokus på et emne, der har særlig betydning for udvalgets arbejde.

LokalMED/Personalemøde med MED-status

MED-organisationens operationelle arbejdsmiljøopgaver gennemføres i de enkelte LokalMED og arbejdsmiljøgrupper.

LokalMEDs primære opgave er at have drøftelser om relevante arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold i forhold til de(n) lokale arbejdsplads(er), og ud fra disse udstikke retningslinjer for arbejdspladsens arbejde.
Drøftelserne er med til at kvalificere ledelsens beslutningsgrundlag.

Det er alle MED-udvalgs pligt at sørge for, at der løbende orienteres om udvalgets arbejde, herunder hvem der er medlem af MED-udvalget. Dette skal som minimum ske skriftligt på Samarbejdsportalen, så informationen er tilgængelig for samtlige medarbejdere i hele organisationen, jf. MED-aftalens § 7, stk. 1.

LokalMED/Personalemøde med MED-status

1. afholder mindst 4 møder jævnt fordelt over året. Møderne fastlægges i overensstemmelse med det årshjul for
   MED-organisationen, HovedMED vedtager.
2. udarbejder lokale personalepolitiske retningslinjer, jf. HovedMEDs beslutning.
3. gennemgår og ajourfører udvalgets APV-/arbejdsmiljøhandlingsplan som minimum på de 4 ordinære udvalgsmøder,
   samt drøfter resultatet af arbejdsmiljøgruppens arbejdsmiljørunderinger og den årlige arbejdsmiljødrøftelse.
4. sikrer, at APV gennemføres indenfor udvalgets område.
5. fastlægger retningslinjer og procedurer for arbejdsmiljøarbejdet indenfor udvalgets område med henblik på at styrke og effektivisere arbejdsmiljøarbejdet.
6. analyserer og vurderer opgørelser over arbejdsskader og fraværsstatistik indenfor udvalgets område med henblik på risikovurdering og forebyggelse.
7. sikrer, at beslutninger bliver informeret ud og efterlevet indenfor udvalgets områder.
8. arbejder med arbejdsskadeforebyggelse samt sikrer, at arbejdet resulterer i konkrete forebyggende tiltag.
9. analyserer og vurderer opgørelser over Arbejdstilsynets besøg på udvalgets områdes arbejdspladser og sikrer, at arbejdspladserne iværksætter de fornødne foranstaltninger/indsatser som følge af besøgene
10. fremsender arbejdsmiljøgruppens/arbejdsmiljøgruppernes arbejdsmiljøhandleplaner til CenterMED til brug for centrets årsrapport, jf. årshjulet
11. sikrer, at arbejdsmiljøgruppen overholder sine forpligtelser.
12. drøfter budgettets konsekvenser for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold
13. drøfter konsekvenser af større rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder IT-projekter samt fysiske og organisatoriske omplaceringer, og kommunens personalepolitikker
14. sikrer, at dagsordener med bilag, referater, forretningsorden, lokale retningslinjer og udvalgets andre centrale dokumenter
    samt en liste med udvalgets medlemmer er tilgængelige for alle Frederikshavn Kommunes medarbejdere - som minimum på Samarbejdsportalen. Ved Personalemøde med MED-status anføres formand, næstformand og AMR.
15. sikrer, at udvalgets medlemmer tilbydes en årlig uddannelsesdag, hvor de kan sætte fokus på et emne, der har særlig betydning for udvalgets arbejde.

Arbejdsmiljøgruppen

De daglige opgaver udføres af arbejdsmiljøgruppen indenfor den del af kommunen, som arbejdsmiljøgruppen dækker.

Opgaverne består i at:

1. varetage og deltage i aktiviteter til beskyttelse af de ansatte og til forebyggelse af risici.
2. deltage i planlægning af sikkerheds- og sundhedsarbejdet og deltage i udarbejdelsen af arbejdspladsvurderingen (APV), herunder inddrage sygefravær under iagttagelse af gældende forebyggelsesprincipper, jf. bekendtgørelse om arbejdets udførelse.
3. afholde mindst 4 møder om året forud for møderne i LokalMED/Personalemøde med MED-status. Møderne fastlægges i overensstemmelse med HovedMEDs årshjul. Møderne i arbejdsmiljøgrupperne skal dels sikre, at der foretages løbende opfølgning på arbejdsmiljøarbejdet, dels fungere som forberedelse til møderne i LokalMED/Personalemøde med MED-status.
4. kontrollere, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige, blandt andet ved at gennemføre mindst 2 årlige arbejdsmiljørunderinger.
5. sikre uddannelse og instruktion af nye medarbejdere samt medarbejdere, der får andre arbejdsopgaver.
6. anmelde og analysere alle arbejdsskader.
7. påvirke den enkelte medarbejder/leder til en adfærd, der fremmer egen og andres sikkerhed og sundhed.
8. virke som kontaktled mellem de ansatte og LokalMED i arbejdsmiljøspørgsmål.
9. forelægge sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer, som arbejdsmiljøgruppen ikke kan løse, eller som er generelle for kommunen, for LokalMED/Personalemøde med MED-status.
10. gennemføre APV for arbejdsmiljøgruppens område.
11. gennemgå og ajourføre APV-/arbejdsmiljøhandlingsplanen som minimum på de 4 ordinære arbejdsmiljøgruppemøder og ellers ved behov.
12. informere fremmede håndværkere og andre om lokale regler og procedurer.
13. udarbejde instruktioner ved særlige arbejdsforhold (trusler, vold, ergonomi, smittefare mv.)
14. udarbejde en samarbejdsaftale i arbejdsmiljøgruppen. Aftalen ajourføres hvert år i 1. kvartal.
15. foretage en årlig arbejdsmiljødrøftelse
16. sikre, at arbejdsmiljørepræsentanten tilbydes 2 dages relevant efteruddannelse det første år og herefter 1½ dags relevant efteruddannelse årligt.