Databeskyttelse i Frederikshavn Kommune

Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, så som indkomstoplysninger, SKAT, BBR mv. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du eksempelvis ansøger om en ydelse eller service. 

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med dine henvendelser, sager og ydelser i kommunen. Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med eksempelvis en ansøgning om en serviceydelse eller en økonomisk ydelse. 

Som udgangspunkt bruger vi den fællesoffentlige login-løsning NemLogin, hvor du bruger dit MitID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og blanketter. 

Du kan dog også støde på formularer eller selvbetjeningsløsninger, som ikke kræver så høj sikkerhed. I nogle tilfælde skal du oprette dig med et selvvalgt brugernavn og password. Det sker eksempelvis på bibliotekernes selvbetjeningsløsning.

Når vi indhenter personlige oplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger. Det varierer, alt efter om det drejer sig om eksempelvis en sag i Jobcentret, en byggesag eller en jobansøgning. 

Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til Rigsarkivet, inden vi må slette dem. Det reguleres af arkivloven. 

Du kan få præcise oplysninger om, hvor længe vi gemmer dine oplysninger ved at kontakte de enkelte fagområder i kommunen. 

Dine rettigheder jf. Databeskyttelsesloven:

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet
• Du kan i sjældne tilfælde have ret til at få slettet oplysninger om dig, inden vores normale slettefrist indtræder
• Du har i visse tilfælde ret til at få behandling af dine personoplysninger begrænset.
• Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger. Se mere på datatilsynet.dk.

Det er databeskyttelsesrådgiverens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelsesloven. Rådgiveren bistår i samarbejde med kommunens jurister med råd og vejledning til fagområderne om lovlig, god og sikker håndtering af persondata. 

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du er i tvivl om, kommunen håndterer dine persondata korrekt. 

Du kan læse mere i vejledning om databeskyttelsesrådgivere (pdf-format) - vejledningen er udarbejdet af Erhvervsstyrelsen, Digitaliseringsstyrelsen, Justitsministeriet og Datatilsynet.

Se eventuelt også Datatilsynets hjemmeside.

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer. 

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse

Kontakt den afdeling, der har behandlet din sag og bed dem om at forklare afgørelsen nærmere for dig.

Hjælp til at klage over kommunens sagsbehandling eller selve afgørelsen

Sammen med afgørelsen, får du en vejledning i, hvordan du kan klage. I klagevejledningen står:

• Hvem du skal klage til
• Hvordan du klager
• Tidsfrist for, hvornår klagen skal være modtaget hos klageinstansen

Hvis vi ikke har oplyst en konkret klageinstans, har du mulighed for at klage til Ankestyrelsen. Men kun, når der ikke er nævnt en anden klageinstans.

Læs evt. "Hvem fører kontrol over kommunen?"

Læs mere om din oplysningspligt, hvis du modtager ydelser fra kommunen. Læs også om kommunens håndtering af personoplysninger og kommunens særlige databeskyttelsesrådgiver.

Hvis du får ydelser fra kommunen

Så har du pligt til at oplyse om ændringer, der kan have betydning for bevillingen af ydelsen, jf. Retssikkerhedslovens § 11, stk. 2

Kommunens registrering og videregivelse af oplysninger

Kommunen registrerer de modtagne oplysninger og videregiver oplysningerne til andre offentlige myndigheder, private virksomheder m.fl., der har lovmæssigt krav på oplysningerne eller samarbejder med kommunen.

Kommunens sletter oplysningerne, når opbevaringspligten udløber og eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Når oplysningerne er arkiveret eller slettet, har kommunen ikke længere adgang til dem.

Du har ret til at vide, hvilke oplysninger kommunen har om dig, og du kan kræve forkerte oplysninger rettet eller slettet.

Kommunens databeskyttelsesrådgiver

Du har mulighed for at kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver, hvis du har spørgsmål om dine rettigheder efter reglerne i databeskyttelseslovgivningen.

Du har ret til at klage til Datatilsynet over kommunens behandling af dine personlige oplysninger. På datatilsynet.dk kan du læse generel information om databeskyttelse og finde detaljeret information om databeskyttelsesrådgiverens rolle.

Frederikshavn Kommune Center for Dagtilbud og Børnesundhed er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i vores dagtilbud.

Kommunen anvender AULA på dagtilbudsområdet som kommunikationsplatform.
Kommunen har efter dagtilbudsloven pligt til at sikre dagtilbud til alle børn. For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger om børn og dennes forældre/værge/forældres samboende.

Afhængig af de konkrete omstændigheder mv. behandler vi også oplysninger med følgende formål:

• Afklaring, indsats mv. i forbindelse med PPR
• Tandpleje
• Specialbefordring
• Særlige hjælpemidler /ombygninger pga. handicap
• Socialpædagogiske friplads
• Refusion fra andre kommuner

Diverse oplysninger indgår i overordnet ledelsesinformation og anvendes i anonymiseret form til statistik og forskning.

Retsgrundlaget for behandlingen

Vi behandler dine/barnets personoplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e), art. 9, stk. 2. Litra f), art. 10 og Databeskyttelsesloven §11, stk. 1

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler disse kategorier af personoplysninger om barnet og/eller dig:
Kontaktoplysninger, CPR-nr., familierelationer, aktivitetstilknytning, helbredsoplysninger, sociale forhold, økonomiske forhold, strafbare forhold, religiøs.

Herfra har vi dine og barnets oplysninger

Vi henter personoplysninger fra folkeregistret, forældre/værge/samboende, fagligt personale tilknyttet barnets dagtilbud.

Hvem modtager barnets/dine oplysninger?

Vi videregiver forskellige af barnets/dine oplysninger til:

• Kommunens sundhedspleje og tandpleje.
• Danmarks Statistik
• Tandplejen
• Samarbejdspartnere i forbindelse med eksterne arrangementer eller arrangementer i dagtilbuddet
• Styrelsen for IT og Læring i forbindelse med UniLogin
• Ministeriet for Børne- og Undervisningsministeriet. Diverse oplysninger indgår i overordnet ledelsesinformation og anvendes i anonymiseret form til statistik og forskning

Barnets/dine informationer gemmes i forskellige administrative og pædagogiske it-systemer og digitale tjenester hos eksterne leverandører, som Frederikshavn Kommune har indgået en databehandleraftale med.
Dokumenter der relaterer til dagtilbuddets notat- og journalpligt gemmes i fem år efter barnet har afsluttet dagtilbud i Frederikshavn Kommune. Visse sagsdokumenter overføres herefter til Rigsarkivet jf. arkivloven.

Hvilke rettigheder har du?

Dine rettigheder jf. Databeskyttelsesloven:

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet
• Du kan i sjældne tilfælde have ret til at få slettet oplysninger om dig, inden vores normale slettefrist indtræder
• Du har i visse tilfælde ret til at få behandling af dine personoplysninger begrænset.
• Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger. Se mere på datatilsynet.dk.

Hvad er databeskyttelsesrådgiverens opgave?

Det er databeskyttelsesrådgiverens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelsesloven. Rådgiveren bistår i samarbejde med kommunens jurister med råd og vejledning til fagområderne om lovlig, god og sikker håndtering af persondata.
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du er i tvivl om, kommunen håndterer dine persondata korrekt.

Du kan læse mere i vejledning om databeskyttelsesrådgivere (pdf-format) - vejledningen er udarbejdet af Erhvervsstyrelsen, Digitaliseringsstyrelsen, Justitsministeriet og Datatilsynet.

På www.datatilsynet.dk kan du læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle.

Hvad kan databeskyttelsesrådgiveren ikke hjælpe med?

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer.

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse
Kontakt den afdeling, der har behandlet din sag og bed dem om at forklare afgørelsen nærmere for dig.

Hjælp til at klage over kommunens sagsbehandling eller selve afgørelsen
Sammen med afgørelsen, får du en vejledning i, hvordan du kan klage. I klagevejledningen står:

• Hvem du skal klage til
• Hvordan du klager
• Tidsfrist for, hvornår klagen skal være modtaget hos klageinstansen

Hvis vi ikke har oplyst en konkret klageinstans, har du mulighed for at klage til Ankestyrelsen. Men kun, når der ikke er nævnt en anden klageinstans.
Læs evt. "Hvem fører kontrol over kommunen?"

Du har ret til at klage til Datatilsynet over kommunens behandling af dine personlige oplysninger.

Kontakt

Frederikshavn Kommunes databeskyttelsesrådgiver Tue Staach kan kontaktes via sikker mail med MitID (for borgere) eller sikker mail (for virksomheder).

Frederikshavn Kommune Center for Skole, Klub og Ungdomsskole er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i vores folkeskoler.

Kommunen har efter folkeskoleloven pligt til at sikre folkeskoleundervisning af alle børn og unge i kommunen, der er i den skolepligtige alder. For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger om eleven og dennes forældre/værge/forældres samboende.

Afhængig af de konkrete omstændigheder mv. behandler vi også oplysninger med følgende formål:

• Tilmelding mv. i forbindelse med SFO/klub, herunder fx også sommerferiepasning
• Afklaring, indsats mv. i forbindelse med PPR
• Tandpleje
• Skolesundhedspleje
• Skolebuskort
• Specialbefordring
• Sygebefordring
• Hjemmeundervisning
• Sygeundervisning i hjemmet/hospital
• Særlige hjælpemidler /ombygninger pga. handicap
• Socialpædagogiske fripladser til SFO
• Dispensationsansøgning ved skoleskifte
• Modtagerklasser m.m.
• Efterskoleophold
• Skolegang på privatskoler
• Valgfag og fritidsundervisning på Frederikshavn Ungdomsskole
• SSP-samarbejde
• Sommerferieaktiviteter
• Refusion fra andre kommuner 

Diverse oplysninger indgår i overordnet ledelsesinformation og anvendes i anonymiseret form til statistik og forskning.

Retsgrundlaget for behandlingen

Vi behandler dine/elevens personoplysninger efter Databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og dansk lov på området.

Vores lovhjemmel er art. 6, stk. 1, litra e i databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de opgaver, som kommunen er forpligtet til at varetage ved lov, fx selve folkeskolens undervisning.

I forhold til de ydelser, du har ansøgt om, er vores hjemmel til behandlingen art. 9, stk. 1, litra f i databeskyttelsesforordningen.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler disse kategorier af personoplysninger om eleven og/eller dig:

Almindelige oplysninger, fx kontaktoplysninger, cpr. nr., familierelationer og pårørende, relationer og samarbejde.
Følsomme oplysninger, fx i forbindelse med tandplejen og sundhedsplejen, helbredsoplysninger af fysisk og psykisk karakter, motoriske og faglige færdigheder og trosretning.

Herfra har vi dine og elevens oplysninger

Vi henter personoplysninger fra folkeregistret, forældre/værge/samboende, fagligt personale tilknyttet barnets skole, samt barnet selv.

Hvem modtager elevens/dine oplysninger?

Vi videregiver forskellige af elevens/dine oplysninger til:

• Kommunens sundhedspleje og tandpleje.
• Styrelsen for IT og Læring
• Danmarks Statistik
• Den lokale folkekirke
• Samarbejdspartnere i forbindelse med eksterne klassearrangementer eller arrangementer på skolen
• Frederikshavn Bibliotekerne
• Undervisningsministeriet

Elevernes/dine informationer gemmes i forskellige administrative og pædagogiske it-systemer og digitale tjenester hos eksterne leverandører, som Frederikshavn Kommune har indgået en databehandleraftale med.

Elevens elevproduktioner, læringsplaner og indhold på AULA slettes senest 12 måneder efter eleven har forladt skolen.

Dokumenter der relaterer til skolens notat- og journalpligt gemmes i fem år efter eleven har afsluttet skoleforløb i Frederikshavn Kommune. Visse sagsdokumenter overføres herefter til Rigsarkivet jf. arkivloven.

Eksamensbeviser slettes ikke.

Frederikshavn Kommune har som dataansvarlig pligt til at oplyse ansatte om kommunens behandling af de personoplysninger, som kan forekomme i forbindelse med en ansættelse.

Det er ikke alle af de nedenfor oplistede behandlinger, der vil være relevante for alle ansatte og i alle ansættelsesforhold.

Frederikshavn Kommune kan som arbejdsgiver indsamle og behandle følgende oplysninger:

• A-kasse oplysninger
• Ansættelsesbrev med eventuelle tillæg
• Ansøgning med bilag
• Arbejdsmail, arbejdstelefonnummer, arbejdsopgaver mv.
• Arbejdsskade
• Arbejdstid, herunder vagt- og tjenestetider
• Bankoplysninger
• Beviser (uddannelsesbeviser, kursusbeviser og lignende)
• CPR-nummer
• Dato for ansættelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse
• Dokumentation for tidligere ansættelse, herunder anciennitetskort
• Fakturaer 
• Ferie, sygefravær, orlov samt andet fravær
• Feriekort 
• Fradrag i lønnen (eksempelvis kaffeordning, gavekasse mv.)
• IP-adresse
• Klager 
• Kontaktoplysninger mv. ved akut sygdom/ulykke
• Kopi af kørekort
• Lægelige oplysninger
• Løn- og pensionsforhold
• Lønsedler 
• Lån af diverse effekter (eksempelvis mobiltelefon, tablet, nøgler/nøglebrik, arbejdstøj mv.)
• Medlemslån 
• MUS-referater
• Navn, privatadresse og evt. privat telefonnummer og mailadresse
• Notater med ansættelsesretligt/-mæssigt indhold
• Nummerplade (ved indberetning af tjenestekørsel)
• Oplysninger om tabt arbejdsfortjeneste
• Oplysninger i forbindelse med arbejdsskader, fleksjob, ansættelse på særlige vilkår
• Oplysninger om, hvorvidt du er omfattet af en eventuel arbejdsretlig konflikt eller ej
• Oplysninger vedrørende ansættelse som familieplejer
• Oversigt over sygdomsforløb
• Portrætbillede til intranet/hjemmeside
• Referater fra sygefraværssamtaler, samtaler vedr. tjenstlige forhold samt andre samtaler
• Reference
• Registreringer vedr. kontrolforanstaltninger
• Regres-sager
• Skatteoplysninger
• Straffeattest og børneattest
• Tavsheds- og fortrolighedserklæring
• Test i forbindelse med rekruttering 
• Tillidshverv 
• Øvrige personalepapirer

Vi kan endvidere komme i besiddelse af følgende:

• I tilfælde af arbejdsrelaterede hændelser i form af vold, trusler, stress m.fl. kan der modtages krisebistand gennem kommunens kriseberedskab med tilknyttede eksterne psykologer. Af dokumenthensyn føres der i kommunen en oversigt over modtagere og omfanget. Personoplysningerne registreres på en separat sag og ikke på medarbejderens personalemappe, og kommunen kan som arbejdsgiver ikke anvende oplysningerne i personalesammenhæng.

Personalesagerne fra de tidligere kommuner, inden strukturreformen (kommunesammenlægningen) i 2007, kan indeholde dokumenter, der ikke er oplistet ovenfor.

Vi indsamler og behandler oplysningerne med følgende formål:

• At sikre, at der sker en korrekt lønudbetaling 
• At ansættelsesforholdet i øvrigt følger ansættelsesretlige, overenskomstmæssige samt personalepolitiske regelsæt. 
• At overholde anden relevant lovgivning
• Derudover behandles oplysninger om dit navn henholdsvis i forhold til login-konti til kommunens netværk og som brugernavn i diverse kommunale it-systemer.
• At sikre entydig identifikation ved hjælp af dit CPR-nummer

Personoplysninger kan blive videregivet til og delt med følgende modtagere

• A-kasser
• Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB)
• Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (anmeldelse af arbejdsskader)
• ATP (Arbejdsmarkedets Tillægspension)
• Banker
• Bopælskommune (vedrørende dagpengerefusion, i fastholdelsesforløb mv.)
• Danmarks statistik
• Ekstern advokat, konsulent eller andre rådgivere
• Feriepengeinfo, feriekonto, Frederikshavn Kommunes Feriefond, Fonden for tilgodehavende feriemidler
• Forsikringsselskaber
• Helbredsnævn
• Indkomstregisteret 
• Intern og ekstern revision
• Klageinstanser, herunder domstolene
• Kommunernes Landsforening (KL)
• Kommunerne og regionernes løndatakontor (KRL)
• Læge/sygehus/anden behandler
• NemKonto
• Pensionskasse
• Personaleforening eller andre foreninger
• Personalestyrelsen
• SKAT
• Tillidsrepræsentanter og faglige organisationer
• Udbetaling Danmark
• Virk.dk
• Økonomi

Oplysninger der indgår i kommunens it-systemer, behandles også i nogle tilfælde af kommunens leverandører af systemerne, på kommunens vegne.

Frederikshavn Kommune behandler oplysningerne med hjemmel i følgende

• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b, c, d og e
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, b, c, e og f
• Databeskyttelseslovens § 8, § 11, stk. 1 og § 12

Intern stillingsskift

Skifter du stilling internt i Frederikshavn Kommune og får nyt tjenestested og ny leder, vil din nye leder som udgangspunkt have adgang til oplysningerne i din tidligere personalemappe.

Tidsrum for opbevaring

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe du er ansat ved Frederikshavn Kommune. Efter endt ansættelse opbevares dine oplysninger i yderligere 5 år, hvorefter de overføres til arkiv.

Retten til at trække samtykke tilbage

Har du afgivet et samtykke i forbindelse med din ansættelse, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår nedenfor.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.