Forretningsorden for møder i Frederikshavn Byråd

§ 1 
Byrådet holder som hovedregel ordinært møde 1 gang om måneden. Byrådets møder fastlægges i en mødeplan. Bekendtgørelse om tid og sted for møderne offentliggøres på kommunens hjemmeside. Dagsorden og referater fra møderne offentliggøres på kommunens hjemmeside. 
Dette gælder også for ekstraordinære møder. Det er borgmesteren, der fastsætter tid og sted for de ekstraordinære møders afholdelse. 

Stk. 2. Byrådets møder er offentlige. Byrådet kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, jf. lov om kommunernes styrelse § 10.

Stk. 3. Følgende sager skal – medmindre byrådet i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse – behandles for lukkede døre:

1. 1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
   2. Sager om køb og salg af fast ejendom.
   3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Stk. 4. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal dog forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af byrådet eller borgmesteren, jf. lov om kommunernes styrelse § 10. Sager, der behandles for lukkede døre, foretages så vidt muligt sidst.

Stk. 5. Enhver har ret til at overvære byrådets offentlige møder. Hvis en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende fra mødet.

§ 2 Er et medlem forhindret i at deltage i et byrådsmøde, meddeler vedkommende borgmesteren dette inden mødet. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde og punkt hvilke medlemmer, der har været fraværende og hvem der har deltaget som suppleant.

§ 3 Spørgetid ved møder i byrådet
Stk. 2. Fra starten af mødet og maksimalt 15 minutter frem er der lejlighed for tilhørere til at stille spørgsmål til byrådet. Denne spørgetid er ikke en del af dagsordenen, og sættes derfor ikke på dagsordenen. Spørgere skal opgive navn og adresse.

 
Stk. 3. Alle stillede spørgsmål skal vedrøre forhold i Frederikshavn Kommune og være af almen interesse for kommunens borgere. Spørgsmålene må ikke indeholde udtalelser, der kan virke anstødelige eller ærekrænkende. Spørgsmål besvares af borgmesteren.

Stk. 4. Borgmesteren kan på byrådets vegne afvise spørgsmål, der

• • indeholder angreb på tredjemand eller røber privatlivet tilhørende forhold eller andre anliggender, som ikke kan offentliggøres
  • genfremsættes i samme eller lignende form tidligere end 6 måneder efter første besvarelse

Stk. 5. Der er ikke formel mødepligt til spørgetiden for byrådets medlemmer.

Stk. 6. Borgmesteren kan tillade, at medlemmerne af byrådet fremsætter en kort kommentar til et stillet spørgsmål. 

Stk. 7. Spørgsmål skal være korte. Hvis der stilles spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares på mødet, vil der efterfølgende blive sendt et skriftligt svar på spørgsmålet til den, der har stillet spørgsmålet.

§ 4 Særlige regler for skriftlige spørgsmål

Stk. 2. Spørgsmål skal være byrådet i hænde senest 8 dage før det møde i byrådet, hvori spørgsmålet ønskes besvaret. Spørgsmål sendes til Byrådet, Rådhus Allé 100, 9900 Frederikshavn, eller pr. e-mail til post@frederikshavn.dk. Direktionssekretariatet står til rådighed for borgere, der ønsker hjælp til formulering af spørgsmål. Spørgsmål optages ikke på den egentlige dagsorden for det ordinære møde. Borgmesteren oplæser spørgsmål under spørgetiden.

Stk. 3. På dagsordenen vil der være spørgetid for byrådsmedlemmer. Spørgsmålene skal være af 
kommunalpolitisk karakter og være inden for det kompetenceområde, som Byrådet har. 
Spørgsmål kan fremsendes skriftligt på forhånd, men det er ikke et krav. Forretningsordenens almindelige bestemmelser om mødeledelse gælder også for spørgetid. 

§ 5 Spørgetid for byrådets medlemmer
Efter behandling af det sidste punkt på den åbne del af byrådets dagsorden kan medlemmerne af 
byrådet stille spørgsmål til borgmesteren eller andre medlemmer af byrådet vedrørende kommunale forhold i Frederikshavn Kommune.

§ 6 
Hvis et medlem senest mandag 14 dage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne sag på dagsordenen på førstkommende møde. Der gælder andre frister for initiativsager til de stående udvalg.

Stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at en dagsorden med fornødne bilag er elektronisk tilgængelig for hvert af byrådets medlemmer i det elektroniske dagsordenssystem senest 4 hverdage inden et ordinært møde.

Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, er sagens dokumenter tilgængelige i det elektroniske dagsordenssystem. Dette gælder dog ikke dokumenter, der indeholder personoplysninger, jf. databeskyttelsesreglerne.

Stk. 4. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.

§ 7 Byrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2. Borgmesteren, og i hans/hendes fravær første (anden) viceborgmester, leder byrådets møder. Borgmesteren træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer borgmesteren de punkter, om hvilke der skal stemmes.

Stk. 3. Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren.

Stk. 4. Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser angående overholdelsen af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan byrådet efter borgmesterens forslag nægte medlemmet ordet i dette møde.

Stk. 5. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af ét medlem, skal det sættes under afstemning, om afslutning af en forhandling skal finde sted.

Stk. 6. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under hans/hendes afgørelse, afgøre af byrådet.

§ 8 Sagerne foretages i mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og han/hun kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Byrådet afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når ét medlem fordrer afstemning herom.

Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på spørgsmålet om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til behandling for åbne døre og omvendt. 

§ 9 En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen eller byrådet vedtager at undergive den to behandlinger. 

Stk. 2. Ved 1. behandling stemmes ikke om sagens realitet, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig over den foreliggende sag, forinden der af byrådet træffes beslutning om sagens overgang til 2. behandling. Mellem 1. og 2. behandling skal der hengå mindst 24 timer. Mellem 1. og 2. behandling af årsbudgettet skal dog hengå mindst 3 uger.

§ 10 Byrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at vedkommende er udelukket fra at deltage i byrådets forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod vedkommende ikke er afskåret fra at deltage i byrådets forhandling og afstemning om, hvorvidt vedkommende skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2. Et medlem skal underrette byrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om vedkommendes inhabilitet. Underretning skal snarest muligt og fortrinsvis forinden mødet gives til borgmesteren.

Stk. 3. Når et medlem må forventes at blive erklæret for inhabilt i forhold til en sag, der skal behandles i kommunalbestyrelsens møde, kan de medlemmer, der er valgt på den pågældende kandidatliste, kræve stedfortræderen indkaldt til at deltage i sagens behandling.

§ 11 Medlemmerne kan kun deltage i byrådets afstemninger, når de personligt er til stede under disse.

§ 12 Afstemning sker ved brug af elektronisk afstemningsanlæg eller ved håndsoprækning. 
Kontraprøve foretages ved brug af håndsoprækning.

Stk. 2. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed, for så vidt andet ikke er foreskrevet i lovgivningen.

Stk. 3. Skønner borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler borgmesteren dette med angivelse af den opfattelse, borgmesteren har med hensyn til sagens afgørelse. Hvis intet medlem herefter forlanger afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den angivne opfattelse.

§ 13 Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal undergives 2 behandlinger, jf. dog stk. 2. 

Stk. 2. Byrådet kan med hensyn til sager, som undergives 2 behandlinger, vedtage at foreskrive en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag, og i så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb, medmindre byrådet med stemmeflerhed samtykker deri.

Stk. 3. Hvis ændrings- og underændringsforslag ikke er bragt til medlemmernes kundskab før 2. behandling, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger.

Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes over ændringsforslagene, men således, at afstemningen om disse altid sker før afstemningen om hovedforslaget.

Stk. 4. Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes efter, at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter byrådet træffer beslutning om procedureforslaget.

§ 14 I forbindelse med flertalsvalg og forholdstalsvalg følges reglerne i den kommunale styrelseslov.

§ 15 Byrådets beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres.

Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal han meddele dette til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.

Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

§ 16 Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for byrådet i dettes næste møde.

§ 17 Denne forretningsorden træder i kraft den 13. januar 2026.

Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære byrådsmøder. Således 
vedtaget af Frederikshavn Byråd den 7. januar 2026 og 13. januar 2026.