Ejerstrategi for kommunalt ejede selskaber og havne

Frederikshavn Kommune ønsker aktivt at udøve sine ejerrettigheder og gøre sin indflydelse gældende over for kommunalt ejede selskaber. Gennem blandt andet denne strategi vil kommunen medvirke til, at selskabernes ledelse også varetager Frederikshavn Kommunes interesser bedst muligt og sikrer en hensigtsmæssig og afbalanceret udvikling af selskaberne på kort og langt sigt til gavn for borgere og kunder. Bestyrelsernes ansvar for selskabernes virksomhed anfægtes ikke af ejerstrategien.

Kommunens ejerskab varetager på generalforsamlingen

Ejerrollen er ikke kun formel, selvom den er koncentreret omkring et selskabs eventuelle generalforsamling. Generalforsamlingen er den højeste myndighed i forhold til styringen af selskabet og er muligheden for ejerne til at stille spørgsmål til driftsresultater, samt opstille overordnede krav og retningslinjer for virksomheden. 

Kommunens ejerrolle må primært udøves på generalforsamlingen eller i henhold til aktionæraftaler, stiftelsesvilkår eller andre aftaler, og ikke via bestyrelsesrepræsentanterne. 

I forhold til selskaber uden generalforsamling udøves kommunens ejerrolle gennem udpegning af bestyrelsesmedlemmer og gennem nærværende ejerstrategi.

I rene kommunale selskaber og i selskaber, hvor kommunen har bestemmende indflydelse, vil der være mulighed for at gennemføre kommunale ønsker og krav indenfor lovens, vedtægtens og eventuelt aktionæroverenskomstens rammer. 

Dialog og samarbejde 

God, konstruktivt og positivt samarbejde mellem selskabernes ledelse og ejere er grundlaget for et aktivt ejerskab og god selskabsledelse - hvorfor det forudsættes, at Frederikshavn Kommune og selskaberne sikrer dette. 

Derfor er både Kommunen og selskaberne gensidigt forpligtede til løbende at informere hinanden om forhold, der må antages at have interesse for den anden part - begge parter tilstræber at informere hinanden så tidligt som muligt, så overraskelser undgås. Derfor er det nødvendigt, at selskabernes tavshedspligtsbestemmelser ikke hindrer dette, idet dog de generelle, gældende lovregler vedrørende fortrolighed og tavshedspligt iagttages.

Selskaberne og Frederikshavn Kommune laver i fællesskab et regelsæt, der beskriver tidspunkterne for, hvilke oplysninger der som minimum skal udveksles - herunder frister for kommunikation vedrørende selskabernes strategier, årsrapporter inklusiv revisionens bemærkninger til årsrapporten, takster og eventuelle oplysninger til kommunens årsregnskab.

Samtidig afholdes der to årlige møder mellem borgmesteren og selskaberne, hvilket skal være med til at fremme den positive dialog. Forudsætningen for mødet er, at selskaberne varetager Kommunens interesse, og at netop selskabernes varetagelse af dette kan diskuteres på mødet.

Selskaberne skal desuden orientere Økonomiudvalget om status og planer én gang årligt forud for generalforsamlingen. Her skal bestyrelsesformand og næstformand være til stede.

Udpegning af medlemmer

Et bestyrelsesmedlem skal kunne varetage selskabets interesse samt være sparringspartner for direktionen - ligesom bestyrelsen har et ansvar for selskabets ledelse. Derfor er det vigtigt, at bestyrelsens medlemmer sammenlagt har relevant viden og professionel erfaring i forhold til selskabets behov. 

Man må være opmærksom på, at ledelsen i et selskab har en særlig loyalitetsforpligtelse i forhold til selskabet. Udpegede byrådsmedlemmer har derfor begrænsede muligheder for at varetage kommunale interesser i selskabsbestyrelsen, med mindre kommunale interesser er sammenfaldende med selskabets. I et 100 % kommunalt-ejet selskab vil kommunens og selskabets økonomiske interesser normalt være sammenfaldende.

Kommunens udpegede bestyrelsesmedlemmer skal kunne sikre en koordinering og sammenhæng mellem selskabets virksomhed og de strategier, der er vedtaget i kommunen for lokalområdets udvikling; eksempelvis kommune- og lokalplaner og erhvervs- og miljøpolitik eller andre kommunale strategier.

"Udvalget vedrørende de styringsmæssige relationer” anbefalede i rapporten ”Staten som Aktionær”, at man ikke går væk fra løsningen, hvor kommunalbestyrelsen kan udpege repræsentanter. Udvalget anbefalede derimod, at kommunalbestyrelsen konkret overvejer begrundelsen og behovet for at udpege de enkelte repræsentanter, det vigtigste er, at der bliver sammensat en kompetent bestyrelse.

Selskabernes daglige ledelse

Selskabernes daglige ledelse varetages af en direktion, der er ansat af bestyrelsen.

Selskaberne fastsætter selv almindelige løn- og ansættelsesvilkår for deres ansatte, men det forventes, at selskaberne på mere specielle områder ikke indfører ordninger, der er i strid med Frederikshavn Kommunes personalepolitik. 

Bestyrelsen skal løbende føre tilsyn med, at den ansatte direktion ikke gennem deltagelse i øvrigt bestyrelsesarbejde og lignende kommer i interessekonflikt i forhold til selskabets almindelige drift. Bestyrelsens og direktionens varetagelse af sådanne hverv skal fremgå af materialet, der forelægges generalforsamlingen.

Selskaberne skal vægte forsyningssikkerhed og fremtidssikring af anlæg højt samtidig med, at de økonomiske værdier i selskaberne bevares og udbygges, og borgere og virksomheder sikres konkurrencedygtige priser. For at sikre sidstnævnte forudsættes det, at selskaberne løbende har fokus på effektiviseringer.

Forpligtelse i forhold til Frederikshavn Kommunes politikker

Selskaberne skal løbende bidrage til at fremme og understøtte Frederikshavn Kommunes visioner og tværgående politikker i det omfang, de er relevante - eksempelvis Frederikshavn Kommunes erhvervsstrategi og udviklingsstrategi. 

Selskaberne kan endvidere være tiltænkt særlige roller eller være pålagt særlige forpligtelser i Frederikshavn Kommunes mere sektorspecifikke politikker, planer og strategier. Dette er eksempelvis tilfældet i Frederikshavn Kommunes klimaplan, affaldsplan, spildevandsplan og vandforsyningsplan.

Hvis selskaberne er tiltænkt særlige roller eller forpligtelser, skal Frederikshavn Kommune gøre selskaberne opmærksomme på det. Kommunen skal også sikre, at selskaberne inddrages i forbindelse med udarbejdelsen af sådanne politikker, planer, strategier med videre.

Selskaberne skal omvendt loyalt efterleve de særlige roller og pligter, de er tiltænkt.

Strategi og samarbejde

Selskaberne skal mindst hvert fjerde år udarbejde en overordnet strategi, der respekterer Frederikshavn Kommunes gældende ejerstrategi for selskaberne. Selskaberne orienterer Frederikshavn Kommune om deres strategi.

Selskabernes samarbejde med Frederikshavn Kommune og kommunens øvrige selskaber, erhvervsliv og uddannelsesinstitutioner skal prioriteres højt.

Samarbejdet mellem selskaberne skal løbende styrkes, og selskaberne skal i fællesskab vurdere, på hvilke områder man med fordel kan løse opgaver sammen.

Selskaberne skal løbende styrke samarbejdet med øvrige virksomheder, myndigheder, rådgivere og entreprenører i regionen. Der bør især være fokus på, hvorvidt der med fordel kan etableres lokale eller regionale samarbejder og løsninger, idet hensynet til selskabernes konkurrencedygtighed samtidig varetages.   

Selskaberne skal have fokus på stordriftsfordele, faglig kompetenceudvikling, systemeksport samt strategiske overtagelser og fusioner.

Selskaberne kan overtage eller sammenlægges med andre selskaber/forsyningsvirksomheder, hvis formål falder inden for selskabernes vedtægter. Overtagelser eller sammenlægninger, der påvirker Frederikshavn Kommunes ejerandele eller indflydelse i selskaberne, kan kun finde sted efter Frederikshavn Kommunes forudgående accept. Ved overtagelser eller sammenlægninger, der ikke påvirker Frederikshavn Kommunes indflydelse eller ejerandele i selskaberne, og som finder sted på baggrund af anmodning fra det pågældende selskab/forsyningsvirksomhed, orienterer selskaberne Frederikshavn Kommune i rimelig tid forud for overtagelsen.

Miljøprofil

Selskaberne skal bidrage til, at miljøet generelt får det bedre, blandt andet gennem en bæredygtig udvikling, hvor nuværende generationers behov opfyldes uden at bringe fremtidige generationers mulighed for at opfylde deres behov i fare. Selskaberne skal aktivt og målrettet arbejde for at være attraktive arbejdspladser, hvor medarbejderne trives og sikres tryghed og udvikling gennem fokus på sikkerhed, arbejdsmiljø og efteruddannelse.

Ved hjælp af målrettet information og rådgivning skal selskaberne sikre endnu flere tilfredse og miljøbevidste kunder, og søge at præge børn og unges adfærd og bevidsthed om miljørigtig adfærd på selskabernes områder.