Kommunens indkøbs- og udbudspolitik

Frederikshavn Kommune er, jf. gældende lovgivning, forpligtiget til at konkurrenceudsætte sine indkøb, når værdien af indkøbet estimeres til at være over tærskelværdien for den pågældende udbudstype. Konkurrenceudsættelse reguleres enten efter Udbudsloven eller Tilbudsloven, som beskrives nærmere i under afsnittet om Udbudsloven og Tilbudsloven

Når kommunen konkurrenceudsætter sine indkøb sker dette i en gennemsigtig og uvildig udbudsproces, hvor principperne om saglighed, økonomisk forsvarlighed, gennemsigtighed, proportionalitet og ligebehandling er gældende.

Som udgangspunkt gennemføres udbud i elektronisk udbudssystem, i overensstemmelse med lovgivning, hvor både tilbudsaflevering samt kommunikation vedr. det pågældende udbud finder sted. Dette optimerer udbudsprocessen for både tilbudsgiver og kommunen.

Uanset om det er udbudsloven eller tilbudsloven jf. afsnit 2.1, der finder anvendelse, er der en række parametre, der skal tages stilling til inden konkurrenceudsættelse, bl.a.:

• Formålet med konkurrenceudsættelsen
• Skabelse af bedst mulige betingelser for konkurrence mellem potentielle leverandører
• Udvælgelse af udbudsansvarlig
• Antal af leverandører på kontrakten
• Udvælgelse af deltagere i brugergruppe (som udarbejder kravspecifikation og evt. kontrolgruppe), hvor det er relevant
• Relevante krav og ønsker til bæredygtighed og FN´s verdensmål.
• Beslutningsproces, kompetencefordeling og tidsplan
• Plan for MED-udvalgs medindflydelse og medbestemmelse, hvor det er relevant
• Inddragelse af råd, nævn, og politiske udvalg, hvor det er relevant

Udbudsloven og Tilbudsloven

Som offentlig myndighed er kommunen underlagt Europarådets Direktiv, også kaldet Udbudsdirektivet. Til dækning for udbudsdirektivet har Danmark udarbejdet og vedtaget Udbudsloven, der gælder for alle offentlige myndigheder og offentligretlige organer. Loven regulerer alle former for udbud og indkøb med undtagelse af bygge- og anlægsopgaver under tærskelværdien, der er reguleret i Tilbudsloven.

Der er i lovene forskellige regler for indkøb over og under tærskelværdien.

Kommunen vurderer i hvert enkelt tilfælde hvilken udbudsmodel, der er mest hensigtsmæssig. I vurderingen indgår bl.a. hensynet til ressourceforbrug både for udbyder og tilbudsgiver.

Kommunen konkurrenceudsætter som hovedregel alle kommunens indkøb, både i forhold til tilbuds- og udbudsloven. Som udgangspunkt konkurrenceudsættes alle indkøb både over og under tærskelværdien. Over tærskelværdien som offentligt udbud og under tærskelværdien ved at indhente 2-4 tilbud.

Kommunen konkurrenceudsætter selvstændigt eller i samarbejde med andre samarbejdspartnere. Når der konkurrenceudsættes vurderes det, hvorvidt det pågældende område er egnet til fælles udbud, herunder bl.a. om der er særlige forhold til f.eks. krav til levering eller kvalitet, som gør det hensigtsmæssigt at udbyde selvstændigt. 

Udbudsprocessen gennemføres med inddragelse af fagpersonale. Fagpersonale inddrages altid og medvirker til fastsættelse af de faglige krav til produktet og eller ydelsen, idet det er fagpersonerne, der har den nødvendige faglige indsigt i produkter og ydelser.

Når det er muligt tilrettelægges udbuddet, så lokale leverandører kan byde på opgaven.

Konkurrenceudsættelse gennemføres således, at der er gennemsigtighed i processen og i det endelige valg af leverandør. 

Kontrakter og rammeaftale

Efter endt udbudsproces indgås efterfølgende kontrakt eller rammeaftale.

Kontrakt indgås, hvis der er tale om et almindeligt kontraktforhold omfattende et enkeltstående køb eller et samlet forløb.

Rammeaftaler indgås, når der foretages løbende bestillinger på kontrakten over en 4 årig periode. Antallet af leverandører på en rammeaftale kan variere og vurderes fra gang til gang.

Offentliggørelse af gennemførte udbud samt vindere af udbuddene

På kommunens hjemmeside offentliggøres der en liste med de udbud kommunen har gennemført samt hvilke leverandører, der har vundet udbuddene.

Kommunen indgår i en række fællesskaber, hvor der gennemføres fælles udbud. Formålet med fælles udbud er i fællesskab at løfte udbudspligten, hvorved langt flere udbud gennemføres med en større konkurrenceudsat volumen. Således opnås potentielt større besparelser både i ressourcer og økonomi. Kommunen har forskellige samarbejdspartnere, som er nærmere beskrevet i efterfølgende afsnit.

Der er dog flere parametre, der skal tages højde for, når der udbydes i fællesskab – bl.a. at der ikke skabes en monopollignende markedssituation efter et udbud, som resultat af en søgen efter kortsigtede besparelser. Fællesudbud kræver grundigt markedskendskab og en tilrettelæggelse af udbuddet således, der også er omtanke for markedssituationen efter kontraktens udløb. I det omfang at det er muligt søger Kommunen at påvirke udformningen af udbuddet således, at potentielle lokale leverandører har mulighed for at byde på hele eller dele af kontrakten.
Ved deltagelse i fælles udbud er kommunes fagpersonale altid inddraget for at sikre, at kommunes faglige krav til udbuddet inddrages.

Nordjysk samarbejde

Kommunen indgår i et samarbejde med en række nordjyske kommuner.

Ved Park og Vej samarbejdes der med Hjørring Kommune på vejområdet. Park og Vej gennemfører tillige fælles udbud med andre nordjyske kommuner inden for relevante områder.

Derudover indgår kommunen et formaliseret indkøbsfællesskab med en række nordjyske kommuner; Fællesindkøb Nord (FIN). Fællesskabet består pt. af følgende kommuner:
Vesthimmerland, Thisted, Morsø, Jammerbugt, Hjørring og Frederikshavn.

Dette samarbejdet er baseret på fælles udbud af produkter og tjenesteydelser og er organiseret således, at de enkelte kommuner er sikret den fornødne faglige indflydelse på udbuddets udformning og indhold. FIN anvendes endvidere som et forum for sparring og udvikling.

Det er den enkelte medlemskommune, der beslutter, hvorvidt man ønsker at deltage i et fællesudbud.

Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI)

SKI har til formål at effektivisere og professionalisere de offentlige indkøb. Dette sker gennem forpligtende og frivillige aftaler. I 2012 besluttede den daværende Regering og KL, som en del af økonomiaftalen, at kommunernes økonomi skulle effektiviseres ved, at kommunerne tilsluttede sig en række forpligtende indkøbsaftaler med et generelt smallere sortiment og færre leverandører end på de frivillige SKI aftaler.

Som et led i KL’s fælleskommunale indkøbsstrategi frem mod 2024 vil kommunerne forsætte samarbejdet med SKI og fortsætte udviklingen af nye aftaler samtidig med, at eksisterende aftaler genudbydes. Kommunen prioriterer og tilmelder sig de forpligtende aftaler under forudsætning af, at aftalen i sit indhold er tilstrækkeligt dækkende for kommunens behov. Det er en ledelsesmæssig beslutning, hvorvidt Kommunen tilslutter sig SKI aftaler.

Region Nordjylland

Med udgangspunkt i KL´s fælleskommunal indkøbsstrategi, hvor der bl.a. er fokus på at udnytte den offentlige sektors købekraft, er kommunen indgået i et tværoffentlig samarbejde mellem Region Nordjylland og 10 andre nordjyske kommuner. Målsætningerne er bl.a. at sikre borgeren en bedre service, hvor borgerne møder samme produkter på tværs af den kommunale og regionale sektor. 

Det er det budgetansvarlige center, der er ansvarlig for, at et givent køb udbydes i henhold til gældende lovgivning. Det være sig køb under og over EU´s tærskelværdi.

Udbud på fagspecifikke områder varetages af det budgetansvarlige center og med indkøbsfaglig bistand fra et af de nedenstående fagcentre i form af vejledning og hjælp til udbudsprocessen samt indberetning til EU m.v. Det budgetansvarlige center er ansvarlig for udbuddets gennemførelse, herunder for eventuel indberetning til og godkendelse i politiske udvalg m.m.

Bistand til gennemførelse af udbud ydes af følgende:

• Ejendomscenteret
• Center for Park og Vej
• Center for Økonomi og Personale
• Center for IT, Digitalisering og Velfærdsteknologi

Ejendomscenteret håndterer og koordinerer alle udbud af nybyggeri, og øvrige bygge- og anlægsopgaver vedr. kommunale ejendomme, herunder specielt renovering og vedligeholdelsesopgaver samt indkøb til driften af kommunens ejendomme. Planlægning sker i samarbejde med relevante fagcentre. Efterfølgende sker udbudsprocessen og gennemførelse af udbuddet i Ejendomscentret.

Center for Park og Vej håndterer og koordinerer alle udbud af drifts- og anlægsopgaver på offentlige veje samt udbud og indkøb til eget varelager.

Center for Økonomi og Personale håndterer, som udgangspunkt, udbud af vare- og tjenesteydelsesområder, som vedrører både det faglig og de tværfaglige områder af organisationen, da centret har fagligheden og overblikket over det samlede indkøbsområde.

Center for IT, Digitalisering og Velfærdsteknologi håndterer udbud og indkøb af de IT systemer, programmer og udstyr, som benyttes i centrene. Indkøb og udbud foregår i samarbejde med relevante centre, herunder indkøbsfaglig bistand.

Inden for rammerne af indkøbspolitikken har administrationen beslutningskompetencen i forhold til konkurrenceudsættelse af vareindkøb, tjenesteydelser, driftsopgaver og bygge- og anlægsopgaver.

Udbud, som ikke kan holdes inden for den økonomiske ramme, der er til rådighed for det planlagte indkøb, skal godkendes i relevant fagudvalg og efter en konkret vurdering i Økonomiudvalget og Byrådet.

Alle bygningsrelaterede projekter skal kvalificeres af Ejendomscenteret, inden de fremsendes til politisk behandling i udvalg.

For alle leasingaftaler gælder, at beslutning om køb træffes af det relevante fagudvalg og godkendelse af finansieringen sker i Økonomiudvalget.

Beslutning om afgivelse af kontrolbud ved udlicitering af driftsopgaver træffes af det relevante fagudvalg.

Indkøbs- og udbudspolitikken skal sikre, at der kan stilles krav til kommunens leverandører. Kommunen påser om kravene overholdes og ved misligholdelse kan kommunen ophæve forretningsforholdet.

Samarbejde med det lokale erhvervsliv

Frederikshavn Byråd har en naturlig og legitim interesse i et stærkt lokalt og konkurrencedygtigt erhvervsliv, og ønsker mest muligt samarbejde med det lokale erhvervslivet. Derfor fører kommunen et dialogbaseret og proaktivt samarbejde med bl.a. Erhvervshus Nord. I fællesskab med Erhvervshus Nord tilrettelægges tiltag for at fremme og udvikle samarbejdet med det lokale erhvervsliv i forhold til kommunes udbud og indkøb.

Kommunen udformer så vidt muligt udbudsmateriale således, at lokale og mindre virksomheder har mulighed for at byde på både hele eller dele af udbuddet.

Innovation og kvalitetsudvikling

Både ved at deltage i forskellige fællesudbud og ved egne udbud har Kommunen mulighed for at påvirke markedsforhold og kvalitetsudvikling hos leverandørerne. Dette sker bl.a. ved, at kommunen tilstræber en konstruktiv markedsdialog både før og under en udbudsproces, i det omfang udbudsloven tillader det.

FN’s verdensmål

Kommunerne har en særlig rolle når det drejer sig om at indfri FN’s verdensmål. Dette ses bl.a. i KL’s handlingsplan ”Kommunernes fælles indsats for verdensmålene”. Verdensmålene definerer ambitioner for en global bæredygtighed udvikling frem mod 2030 og udgør 17 konkrete mål og herunder 169 delmål.

Kommunen ønsker at bidrage til indfrielsen af verdensmålene gennem kommunens udbud og indkøb. Byrådet ønsker med Indkøbs- og Udbudspolitikken, at FN’s verdensmål bliver bærende parametre i kommunens indkøbsproces.  Dette sker bl.a., når kommunen stiller krav til leverandørerne og til opgaveløsningen under hensyntagende til bl.a. opgavens art og omfang. I hvert udbud og konkurrenceudsættelse overvejer kommunen, hvilke verdensmål der kan bidrages til at indfri, og hvilke konfliktende hensyn dette kan medføre.

Det er Byrådets ønske, at der i Indkøbs- og Udbudspolitikken indgår konkrete målsætninger om hvad kommunen vil opnå med Indkøbs- og Udbudspolitikken i forhold til at opnå øget bæredygtighed. Der er derfor som et supplement til ovenstående blevet udarbejdet et særskilt bilag, der understøtter kommunens målsætninger for FN´s verdensmål. 

Miljø-, klima- og energihensyn

Kommunen har en målsætning om at leve op til regeringens mål om en 70% CO2-reduktion i 2030 med 2009 som referenceår. Kommunens indkøbs- og udbudsaftaler skal bidrage til at nå dette mål.

Frederikshavn Byråd arbejder for at fremme produktionen af mindre miljø-, klima og energibelastende produkter. Ved at tage sådanne hensyn medvirker kommunen til at understøtte et marked for bæredygtige produkter og ydelser samt fremme innovationen af en generel miljø-, klima- og energivenlig produktion.

Afhængig af den konkrete opgave kan kommunen f.eks. stille krav til anvendte produkter, energimærkning af maskiner eller affaldshåndtering. Parametre i kravspecifikationen kan f.eks. være, at leverandøren skal arbejde på at minimere klimabelastningen ved produktion, distribution og bortskaffelse af produkter eller benytte en miljøvenlig (gen)anvendelse af produktet.

Ved udbud af driftsopgaver, rammeaftaler og større bygge- og anlægsopgaver kan kommunen også stille krav til leverandørens miljø-, klima- og energipolitik.

Arbejdsklausuler

Ved hvert udbud skal der indarbejdes krav om arbejdsklausuler.

Arbejdsklausuler anvendes for at modvirke social dumping og sikre fair konkurrence i erhvervslivet.

Med henvisning til ILO-konventionen nr. 94 om arbejdsklausuler, betyder det at leverandøren skal skrive under på, at denne og eventuelle underleverandører overholder dansk lovgivning og gældende danske overenskomster, voldgiftskendelser, nationale love eller administrative forskrifter gældende for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn hvor arbejdet udføres. Der skal som reference anvendes en kollektiv overenskomst, der er repræsentativ for, hvad der i øvrigt gælder i Danmark i den pågældende sektor (løn, ferie, pension, arbejdstid mv.) når du udfører arbejde for Frederikshavn Kommune.

Sociale klausuler

Ved hvert udbud vurderes om udbuddet skal indeholde sociale klausuler og i givet fald hvilke. Sociale klausuler skal sikre, at kommunens leverandører lever op til et socialt ansvar, og sammen med kommunen medvirker til at udvikle et rummeligt arbejdsmarked.

Som eksempel på sociale klausuler kan nævnes:

• Social klausul med krav om at ansætte et antal/en andel medarbejdere på særlige vilkår
• Social klausul med krav om at ansætte medarbejdere på særlige vilkår
• Social klausul med krav om at ansætte et antal/en andel arbejdstagere med en vis ledighedsperiode
• Social klausul med krav om at ansætte et antal/en andel medarbejdere fra særlige grupper
• Social klausul med krav om etnisk ligestillingspolitik
• Social klausul med krav om en personalepolitik
• Social klausul med krav om en arbejdsmiljøpolitik
• Det sociale indeks som social klausul

Uddannelsesklausuler

Ved hvert udbud vurderes om udbuddet skal indeholde uddannelsesklausuler og i givet fald hvilke.

Uddannelsesklausuler anvendes typisk ved længerevarende kontraktforhold samt større bygge- og anlægskontrakter. Forudsætningen for at anvende uddannelsesklausuler er, at kravet er proportionalt med opgavens omfang. Det vil sige, der skal være overensstemmelse med kravet og opgavens omfang.

Følgende forhold skal afklares inden valg af en uddannelsesklausul i det enkelte udbud: 

• Formålet med klausulen
• Indholdet
• Hvilke områder/målgrupper der skal være omfattet
• Graden af fleksibilitet i klausulen
• Behov for kontrol og sanktioner

Ved beslutning om udlicitering af en driftsopgave kan kommunen vælge at afgive kontrolbud.

Kontrolbud er kommunens egen pris for at løse en udbudt opgave, hvor eget personale indgår/kan indgå. Det gælder konkurrenceudsættelse (udlicitering) af egne driftsopgaver og eventuel hjemtagning af tjenesteydelser, der har været udliciterede. Når kommunen udarbejder et kontrolbud, sker dette for at sikre:

• Øget konkurrence og dermed mulighed for at sikre høj kvalitet og lav pris
• En ”kontrol” af rette pris. Prisen skal indeholde alle direkte og indirekte omkostninger
• Muligheden for at beholde opgaven i kommunens regi, hvis kommunen er konkurrencedygtig

Når der udarbejdes et kontrolbud, er det Kommunens ansvar at sikre, at der er ”vandtætte skotter” og organisatorisk adskillelse mellem den afdeling, som udarbejder kommunens eget bud på opgaven og den afdeling, som laver udbudsmaterialet og efterfølgende vurderer de indkomne bud fra eksterne leverandører.

Kontrolbud udarbejdes efter bestemmelserne i bekendtgørelse om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud.

Når kommunale driftsopgaver sendes i udbud, kan opgaveløsningen skifte fra kommune til privat leverandør (udlicitering) eller omvendt. De medarbejdere, som løser opgaverne, er omfattet af reglerne om virksomhedsoverdragelse.

Det vurderes i det konkrete tilfælde om der skal afgives kontrolbud. Beslutning om afgivelse af kontrolbud træffes af det relevante fagudvalg jf. afsnittet "Beslutningskompetende".

KL har i målsætningen i Den Fælles Kommunale Indkøbsstrategi skrevet, at alle kommuner inden udgangen af 2020 skal have implementeret og anvende E-handel som en naturlig del af indkøbsopgaven. Kommunen har implementeret et digitalt indkøbssystem, og det er kommunes politik og ambition at indkøb i videst muligt omfang sker elektronisk. Derfor er der kontinuerligt fokus herpå, hvor kendskabsgraden og anvendelsen heraf optimeres.

Kommunens digitale indkøbssystem understøtter arbejdsgange med ordreafgivelse, varemodtagelse samt fakturering. Dertil sikres at indkøbet sker til aftalte priser og vilkår, hvorved kommunens compliance øges. Dette betyder også, at der stilles krav til leverandørerne om levering af digitale varekataloger, indkøb og fakturering. På denne måde bidrager systemet også til, at kommunes personale får frigivet tid og resurser til at udføre kerneopgaverne.

Der gennemføres løbende analyser på alle indkøbsaftaler. Analyserne består dels af pris- og produktkontrol af leverandøren for at sikre, at leverandøren leverer de aftalte produkter til aftalte priser. Dertil analyseres kommunens aftaleloyalitet, hvor det sikres, at indkøbsaftalerne anvendes korrekt og ikke mindst, at der er kendskab til indgåede aftaler. 

Det er ledelsens ansvar - i det center som køber ind – at sikre, at Kommunens indkøbsaftaler efterleves og anvendes. Der føres løbende et integreret og dialogbaseret samarbejde i kommunen for at sikre, at compliance løbende optimeres.

Kontraktstyring er sammen med analyse af kommunens compliance medvirkende til at realisere en række både direkte og indirekte økonomiske gevinster.

Foruden kontrol af bl.a. priser, jf. afsnit 10, kan kontraktstyring medvirke til et tættere samarbejde med leverandører, hvorved det kan være muligt at optimere kontrakter til gavn for både leverandør og kommune. Kommunen ønsker størst mulig aftaleanvendelse, hvorved potentialet ved aftaleindgåelse kan indfries. Dette kræver, at kommunen formidler kontraktens indhold, bestemmelser og muligheder klart til decentrale indkøbere.

Dertil giver kontraktstyring kommunen mulighed for at kortlægge risici og ikke mindst indsamle erfaring og viden, som er værdifuld i driften af kontrakten og ved næste kontraktindgåelse.

Der skal indhentes tro- og loveerklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige i alle udbuds-forretninger over kr. 100.000.

Kontrol af anlægsopgaver inden for kontrakt udføres ved at indhente tro- og loveerklæring samt arbejdsklausuler. Erklæringerne udsendes sammen med udbud. Arbejdsklausulerne kontrolleres i det omfang, der opstår begrundet mistanke om misligholdelse.

Ved mindre anlægsopgaver uden for kontrakt skal der en gang årligt indhentes tro- og loveerklæring samt arbejdsklausuler. Erklæringerne er gældende i et år og leverandøren er forpligtiget til at informere, såfremt der er forhold, som ændrer sig. Arbejdsklausulerne kontrolleres i det omfang, der opstår begrundet mistanke om misligholdelse. Der foretages en gang årligt stikprøve kontrol af tro- og loveerklæring.

Konstateres der brud på arbejdsklausuler, kan leverandøren pålægges en bod eller udelukkelse fra at levere og/eller udføre arbejde for kommunen i en periode. Betingelserne og bodsstørrelsen fremgår af udbudsmaterialet og er derfor kendt af leverandør ved tilbudsgivning.