Kommunens indkøbs- og udbudspolitik

Frederikshavn Kommune er juridisk forpligtet til at konkurrenceudsætte i henhold til gældende lovgivning. Alle opgaver kan i princippet konkurrenceudsættes. Der er ingen økonomisk nedre grænse.

Alle udbud skal overholde de regler, der gælder for den aktuelle type udbud. Konkurrenceudsættelse reguleres enten efter Tilbudsloven eller EU´s Udbudsdirektiv.

Frederikshavn Kommune vurderer, hvilken udbudstype, der er mest hensigtsmæssigt i det konkrete tilfælde. Det indgår også i overvejelserne, om Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI-aftaler) eventuelt kan anvendes.

Kommunens køb af ydelser kan deles op i to grupper:

• Indkøb af varer og tjenesteydelser
• Bygge- og anlægsopgaver

EU´s udbudsdirektiv

Som offentlig myndighed er Frederikshavn Kommune underlagt Europarådets Direktiv også kaldet Udbudsdirektivet.

Alle udbud skal udbydes i henhold til EU´s udbudsdirektiv, hvis kontraktværdien overskrider de gældende tærskelværdier for EU-udbud.

Tilbudsloven

For udbud, hvor værdien ligger under EU´s tærskelværdier, og som derfor ikke er omfattet af EU-udbudspligten, gælder Tilbudsloven.

Indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver skal annonceres efter Tilbudslovens bestemmelser, når kontraktværdien er over Tilbudslovens, men under EU´s tærskelværdier.

Der er forskellige tærskelværdier afhængig af, om der er tale om et indkøb af varer og tjenesteydelser eller om det er en bygge- og anlægsopgave. Derudover findes der for bygge- og anlægsopgaver desuden særlige regler vedrørende underhåndsbud.

Ved indkøb af varer og tjenesteydelser under Tilbudslovens mindsteværdi vurderer Frederikshavn Kommune i det konkrete tilfælde og efter gældende lovgivning, hvilken konkurrenceudsættelsesform, der passer. I vurderingen indgår hensynet til ressourceforbrug i forbindelse med tilbudsgivning både for udbyder og tilbudsgiver.

Forud for konkurrenceudsættelse skal der være taget stilling til:

• Formålet med konkurrenceudsættelsen
• Udpegning af udbudsansvarlig
• Udpegning af deltagere i brugergruppe (som udarbejder kravspecifikation og evt. kontrolgruppe), hvor det er relevant
• Beslutningsproces, kompetencefordeling og tidsplan
• Plan for MED-udvalgs medindflydelse og medbestemmelse, hvor det er relevant

Tildelingskriterium

Det skal altid fremgå af udbudsmaterialet om et udbud tildeles efter kriteriet ”laveste pris” eller ”økonomisk mest fordelagtige tilbud”.  Fremgår det af udbudsmaterialet, at tildelingskriteriet er laveste pris, må andre kriterier ikke tages i betragtning.
Ved det ”økonomisk mest fordelagtige tilbud” kan en række andre underkriterier, som fx kvalitet, miljø, leveringsbetingelser, tages i betragtning for samlet set at finde det mest økonomisk fordelagtige tilbud for Frederikshavn Kommune.

Frederikshavn Kommune tildeler overvejende efter det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Kontrolbud

Kontrolbud er kommunens egen pris for at løse en udbudt opgave, hvor eget personale indgår/kan indgå. Det gælder konkurrenceudsættelse (udlicitering) af egne driftsopgaver og eventuel hjemtagning af tjenesteydelser, der har været udliciterede.

Som hovedregel udarbejder Frederikshavn Kommune et kontrolbud for at sikre:

• Øget konkurrence og dermed mulighed for at sikre høj kvalitet og lav pris
• En ”kontrol” af rette pris. Prisen skal indeholde alle direkte og indirekte omkostninger
• Muligheden for at beholde opgaven i kommunens regi, hvis kommunen er konkurrencedygtig

Når der udarbejdes et kontrolbud, er det Frederikshavn Kommunes ansvar at sikre, at der er ”vandtætte skotter” mellem den afdeling, som udarbejder kommunens eget bud på opgaven og den afdeling, som laver udbudsmaterialet og efterfølgende vurderer de indkomne bud fra eksterne leverandører.

Kontrolbud udarbejdes efter bestemmelserne i Bekendtgørelse om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud,

Det lokale erhvervsliv

Frederikshavn Byråd har en naturlig og legitim interesse i et stærkt lokalt og konkurrencedygtigt erhvervsliv, og byrådet ønsker mest muligt samarbejde med erhvervslivet.

Frederikshavn Kommune holder inden for rammerne af udbudsretten Frederikshavn Erhvervsråd orienteret om aktuelle og relevante udbud.

Ved større udbud opfordrer Frederikshavn Byråd mindre virksomheder til at samle sig i konsortier, så de kan opnå en konkurrencedygtig kapacitet og fleksibilitet.

Beslutningskompetence

Inden for de politisk godkendte anlægs- og driftsbevillinger har administrationen beslutningskompetencen i forhold til konkurrenceudsættelse af vareindkøb, tjenesteydelser, driftsopgaver og bygge- og anlægsopgaver

Udbud, som har budgetmæssige konsekvenser, skal godkendes i relevant fagudvalg og efter en konkret vurdering i Økonomiudvalget og byrådet.

Alle ejendomsrelaterede projekter skal kvalificeres i Ejendomscenteret, inden de fremsendes til politisk godkendelse.

Alle leasingaftaler godkendes i Økonomiudvalget

Organisatorisk placering af opgaver vedrørende udbud og indkøb

Som hovedregel håndteres indkøbsaftaler og tværgående indkøb af tjenesteydelser af Indkøbskontoret, som har ekspertisen og overblikket over det samlede område. Center for Park og Vej løser desuden decentralt en række opgaver vedrørende eget varelager og indhentning af tilbud fra leverandører.

Ejendomscenteret håndterer og koordinerer alle bygge- og anlægsopgaver. I enkelte tilfælde sker planlægningen i fagcenteret, men opgaven skal godkendes i Ejendomscenteret, inden den kan konkurrenceudsættes.

Alle Frederikshavn Kommunes udbud annonceres på www.udbud.dk eller i EU-Tidende afhængig af, hvilke regler udbuddet skal annonceres efter.

Offentlige licitationer af vareindkøb og tjenesteydelser offentliggøres desuden her på hjemmesiden. Her er det også muligt at tilmelde sig som abonnent, så der sendes en mail, hver gang et nyt udbud offentliggøres på hjemmesiden.

Frederikshavn Kommune arbejder på en samarbejdsportal, hvor potentielle leverandører kan tilmelde sig og abonnere på nye opgaver. Det gælder i første omgang for bygge- og anlægsopgaver.

Den 1. april 2013 træder nye regler i kraft vedrørende brug af informations- og kommunikationsteknolog (IKT) i udbud af offentligt byggeri. Det betyder blandt andet, at udbudsprocessen for udbud af offentligt byggeri eller offentligt støttet byggeri på mere end 20 mio. kr. fremover vil ske digitalt. For yderligere information om reglerne henvises til Vejledning for udbud og indhentning af tilbud i Center for Park og Vej samt i lovteksten.

Frederikshavn Kommune tilrettelægger sine udbudsprocedurer således, at principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og forbuddet mod forskelsbehandling overholdes.

Formålet er at åbne området for konkurrence og styrke gennemsigtigheden af udbudsproceduren, så det er muligt at kontrollere, at udbudsproceduren foregår uvildigt.

Garantistillelse ved bygge- og anlægsopgaver

Frederikshavn Kommune kræver, at leverandører stiller garanti i forbindelse med kontrakter på 500.000 kr. og derover. Garantiens størrelse vil følge de gældende almindelige betingelser på området - AB92 og ABT93 for entreprenøropgaver og ABR89 for tjenesteydelser.

Gæld til det offentlige

Frederikshavn Kommune må ikke tildele opgaver til leverandører, der har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr. jf. gældende lovgivning.

Sociale klausuler og partnerskabsaftaler

Frederikshavn Kommune har som kommunens største arbejdsplads og offentlig myndighed en særlig forpligtelse til at bidrage til det rummelige arbejdsmarked og et arbejdsmarked, som aktivt håndterer udfordringer vedrørende arbejdsforhold og unges uddannelse.

Frederikshavn Byråd arbejder målrettet for at sikre udvikling og de nødvendige kompetencer inden for de fire vækstspor: turisme, fødevarer, energi og det maritime område.

Frederikshavn Byråd ønsker at anvende sociale klausuler og partnerskabsaftaler som et middel til at nå målene inden for uddannelse, det rummelige arbejdsmarked og udvikling af vækstsporene.

Sociale klausuler, arbejds- og uddannelsesklausuler kan efter en konkret vurdering sættes ind som kontraktvilkår i forbindelse med et udbud. Elementer i vurderingen er:

• Opgavens egnethed i forhold til anvendelsen af sociale klausuler – det vil blandt andet sige vurderinger af spørgsmål om saglighed og diskrimination
• Opgavens størrelse i værdi og tidsudstrækning – det vil blandt andet sige vurderinger af spørgsmål om proportionalitet, samt hvor stor en del der er materialeudgifter
• Det aktuelle behov for anvendelse af sociale klausuler på det konkrete område

Der anvendes ikke sociale klausuler ved indkøb af varer. Undtaget er kontrakter om indkøb af varer, hvor der også indgår en serviceaftale. I de tilfælde kan der tilføjes sociale klausuler for serviceaftalens dækningsområde.

Frederikshavn Kommune vil stille krav om, at leverandøren og dennes underleverandører sikrer sine medarbejdere løn- og ansættelsesvilkår, der mindst svarer til gældende dansk overenskomst, for arbejde, der udføres i Danmark. Leverandørens eller underleverandørers medarbejdere, der udfører opgaver uden for Danmark, skal sikres løn- og ansættelsesvilkår, der mindst svarer til det almindelige niveau på den egn, hvor arbejdet udføres. Frederikshavn kommune vil aktivt påse, at dette vilkår overholdes, og at der i modsat fald vil kunne ske en ophævelse af forretningsforholdet.

Det er mest hensigtsmæssigt at anvende sociale klausuler ved større rammeaftaler og længerevarende drifts- og entreprenøropgaver. For opgaver, som i tid eller økonomi er meget begrænsede, vil det være en uforholdsmæssig stor byrde at pålægge tilbudsgiveren, hvis denne påføres sociale forpligtelser i tid og økonomi langt ud over opgavens volumen.

Frederikshavn Byråd tilstræber at indgå kontrakter med et økonomisk omfang, der giver mulighed for at anvende socialt forpligtende klausuler.

Partnerskabsaftaler

Frederikshavn Byråd arbejder aktivt for at indgå frivillige partnerskabsaftaler mellem kommunens Jobcenter og større lokale virksomheder, erhvervsorganisationer og uddannelsesinstitutioner.  Partnerskabsaftalerne skal sikre, at virksomhederne påtager sig et socialt ansvar. Det sociale ansvar kan omhandle oprettelse af lærlingepladser, kompetenceudvikling af den eksisterende arbejdskraft og integration af personer, som bevæger sig på kanten af arbejdsmarkedet.

Partnerskabsaftaler kan få en stor betydning og gennemslagskraft i lokalsamfundet, fordi de ikke kun knytter sig til konkrete kommunale udbud, men knytter sig generelt til virksomhedernes eller erhvervets opgaver.

Etiske principper

Private leverandører, der udfører en kommunal ydelse, er ligesom kommunens ansatte repræsentanter for kommunen. Leverandøren skal derfor overholde de samme etiske principper, der finder anvendelse for ansatte i Frederikshavn Kommune. Det betyder, at den private leverandør vedvarende skal opfylde et værdighedskrav (decorum), hvilket ligeledes omfatter hensigtsmæssig anvendelse af sociale medier.

Det skal fremhæves, at værdighedskravet blandt andet kræver efterlevelse af diskriminationslovgivningen, hvorefter der ikke må diskrimineres med baggrund i race, hudfarve, nationale eller etniske oprindelse, tro eller seksuelle orientering. Tilsvarende betragtes det som i strid med værdighedskravet, såfremt der fremsættes injurierende eller diskriminerende udtalelser, som nedværdiger grupper eller enkeltpersoner.

De etiske principper finder anvendelse igennem hele kontraktperioden. Det er leverandørens ansvar, at dennes ansatte overholder kommunens etiske principper.

Ved misligholdelse er Frederikshavn Kommune berettiget til at tage samarbejdet op til revision, og ved væsentlig misligholdelse kan kontrakten ophæves.

Socialt ansvar

Leverandører til kommunen skal på anmodning dokumentere, at produkterne er produceret under socialt ansvarlige forhold eksempelvis SA 8000 eller som minimum de ILO- konventioner, som er tiltrådt af Danmark.

Miljø- og klimahensyn

Frederikshavn Byråd arbejder for at nedsætte miljøbelastningen. Det sker blandt andet ved at fremme anvendelsen af mindre miljøbelastende produkter og ydelser, samt ved målrettet at arbejde efter målsætningerne i Energibyen Frederikshavn.

Frederikshavn Byråd ønsker derfor, at leverandører udviser miljø- og klimahensyn. Afhængig af den konkrete opgave kan kommunen fx stille krav til anvendte produkter, energimærkning af maskiner eller affaldshåndtering.

I tildelingsproceduren kan energi- og miljøhensyn også indgå, hvor det er relevant. Et parameter kan være, at leverandøren arbejder på at minimere miljøbelastning ved produktion, distribution og bortskaffelse eller miljøvenlig anvendelse af produktet samt muligheder for genanvendelse.  Ved udbud af driftsopgaver, rammeaftaler og større bygge- og anlægsopgaver kan Frederikshavn Kommune stille krav til leverandørens miljø-, klima- og energipolitik.

Personalemæssige forhold

Når kommunale driftsopgaver sendes i udbud, kan opgaveløsningen skifte fra kommune til privat leverandør (udlicitering) eller omvendt.  De medarbejdere, som løser opgaverne, er omfattet af reglerne om virksomhedsoverdragelse.

Frederikshavn Kommune ønsker ikke, at nogle af de nuværende medarbejdere i tilfælde af en virksomhedsoverdragelse skal stilles ringere efter overenskomstperiodens udløb.

I det øjeblik at man overvejer mulig udlicitering, skal MED-organisationen og de berørte medarbejdere løbende inddrages i processen og holdes orienteret omkring drøftelser og beslutninger. Der skal være mulighed for medarbejdere for at udtale sig og komme med forslag, så disse kan indgå som en del af beslutningsgrundlaget. Hvilke niveauer af MED-organisationen, der skal høres, afhænger af udliciteringens art og størrelse.

Misligholdelse og ophævelse af kontraktforholdet ved udliciterede opgaver

I tilfælde af grov misligholdelse af kontrakten og ophævelse af kontraktforholdet, som medfører, at de udliciterede opgaver i en periode ikke udføres, tilstræber Frederikshavn Kommune, at de berørte tidligere kommunale medarbejdere får samme rettigheder i kommunen, som kommunens eget personale i forbindelse med stillingsreduktioner.

Når et udbud er afsluttet, skal Frederikshavn Kommune sikre, at leverandøren leverer den ydelse, som der er indgået kontrakt på.

Frederikshavn Kommune foretager i kontraktperioden løbende opfølgning og kvalitetssikring.

Der skal ved udarbejdelsen af udbuddet opstilles målbare normer for kvaliteten og beskrives, hvordan kvalitetssikringen skal foregå og hvor mange ressourcer, der skal afsættes til kontrolopgaven.

Sociale klausuler

Ved længerevarende drifts- og anlægsopgaver, samt opgaver omfattet af en rammeaftale kan Frederikshavn Kommune indsætte sociale klausuler i kontrakten, som stiller en række krav til leverandøren.

Sociale klausuler kan have to formål:

• At integrere - ved at stille krav om, at virksomheden ansætter personer på særlige vilkår eller ved at skabe bedre muligheder for at aktivere ledige
• At forebygge og fastholde - ved at kræve, at arbejdspladsen har en formuleret politik om at fastholde nuværende medarbejdere og forebygge nedslidning

Afhængig af den konkrete opgave kan man formulere krav om, at en vis andel af de medarbejdere, der udfører opgaven, rekrutteres blandt f.eks.

• Personer med fysisk eller psykisk handicap
• Personer med begrænsninger i arbejdsevnen, som indebærer, at de vanskeligt kan opnå beskæftigelse på normale løn- og arbejdsvilkår
• Udsatte unge, f.eks. ressourcesvage unge
• Indvandrere og efterkommere med sprogvanskeligheder og/eller uden uddannelse
• Seniorer
• Langtidsledige eller ledige uden tilknytning til arbejdsmarkedet
• Personer, der har brug for arbejdspladserfaring, særligt i forhold til at fungere på en arbejdsplads
• Personer med kronisk eller langvarig sygdom
• Personer med misbrugsproblemer, f.eks. alkohol
• Hjemvendte tilskadekomne soldater

Det kan indskrives i klausulen, at leverandøren kan opfylde sin forpligtelse ved at lade medarbejdere, der allerede er ansat i virksomheden, deltage i løsningen af opgaven. De konkrete krav formuleres af administrationen.

Frederikshavn Kommune stiller så enkle krav som muligt til afrapporteringen af, hvordan klausulerne er opfyldt.

Arbejdsklausuler

Ved udbud af driftsopgaver, rammeaftaler og større bygge- og anlægsopgaver kan Frederikshavn Kommune stille krav til leverandørens personalepolitik, f.eks.

• At leverandøren gør en aktiv indsats i forhold til sygefravær og søger at nedbringe dette til et nærmere angivet niveau. Kravet kan f.eks. omfatte samtaler med langtidssygemeldte
• At der skal afholdes medarbejderudviklingssamtaler
• At leverandøren tackler en høj personaleomsætning
• At leverandøren udformer en personalepolitik og en arbejdsmiljøpolitik

Kommunen kan også stille krav om

• At se leverandørens arbejdspladsvurdering (APV)
• At se referater fra sikkerhedsudvalgsmøder
• At få kendskab til anmeldte arbejdsskader

Frederikshavn Kommune vil stille krav om, at leverandøren og dennes underleverandører sikrer sine medarbejdere løn- og ansættelsesvilkår, der mindst svarer til gældende dansk overenskomst, for arbejde, der udføres i Danmark. Leverandørens eller underleverandørers medarbejdere, der udfører opgaver udenfor Danmark, skal sikres løn- og ansættelsesvilkår, der mindst svarer til det almindelige niveau på den egn, hvor arbejdet udføres.

Frederikshavn kommune vil aktivt påse at dette vilkår overholdes, og at der i modsat fald vil kunne ske en ophævelse af forretningsforholdet.

Uddannelsesklausuler

Ved indgåelse af kontrakter om driftsopgaver, rammeaftaler og større bygge- og anlægsopgaver kan Frederikshavn Kommune stille uddannelsesklausuler, som binder leverandøren.

Afhængig af den konkrete opgave kan det være krav om, at en vis andel af de medarbejdere, der udfører opgaven, er i et uddannelses- eller praktikforløb hos leverandøren.

Ved opgaver, der stiller særlige faglige krav til de medarbejdere, der skal udføre opgaven, kan Frederikshavn Kommune stille krav om en bestemt, relevant efteruddannelse af de pågældende medarbejdere.